[FUG-BR] BSDCon Brasil: Situação atual.

[Joao Rocha Braga Filho]

A situação atual, sem muitos detalhes é:

- Já fiz a pré-reserva da casa de cultura de Paraty, e tenho o orçamento.
R$ 800.00 por dia. Dias 23 a 26 de Abril de 2009, portanto, pode-se dizer
que a data já está confirmada.

Auditório de 170 lugares, mas cabe gente em pé. Não temos a sala de
exposições temporárias e o pátio, mas podemos usar o pátio para algo
discreto, talvez até uma exibição. Isto complica arranjar um espaço de
exposição para os patrocinadores.

Custa 800.00 reais por dia, sem data show, mas tem tela 3x4 m, camarim
e banheiro, 2 microfones de fio, mesa de áudio, luz, ar condicionado.

Não tem operador de áudio e de luz, mas eles me deram um orçamento
de R$ 120.00 por dia para o operador de áudio e R$ 120.00 para o operador
de luz. Acho que não preisamos de operador de luz, mas devemos
precisar do de áudio.

- Sei quem pode alugar um data-show, ou mais, mas não sei ainda o
preço.

- Barlestras e Debartes. 3 lugares confirmados, para hora do almoço, ou
algo assim. Não podemos atrapalhar os eventos noturnos dos locais. Um
dos locais se propoz em funcionar como restaurante de almoço, mas
acho que todos podem. Todos os locais são próximos. Acho que um deles
fica melhor para um install Fest. Posso visitar mais locais para ter um OK
deles.

- Tenho um orçamento para a tenda, R$ 10.500,00, mas falta me informarem
detalhes necessários para a equipe de montagem. Mas existe a possibilidade
de ser montada uma tenda daqui mesmo de Paraty, que pertence a um pessoal
daqui, o que baratearia.

- Tenho contato para banheiro químicos, palco, som etc, mas não consegui
falar com a pessoa ainda.

- Estou desencontrando com o designer para fazer logo, site, camisas etc.
Mas parece que vai ter um custo. Ele pode providenciar algum show, algo
de noite, com bandas de Paraty.

- Já tenho orçado o preço das camisas
7.50    Branca de P a GG
8.50    Branca de XG em diante
28.00    Cada tela de Silk-Screen
0.50    Estampar cada cor na camisa
10.00 Arte final (Fazer a tela, pelo que me explicaram)

As camisas Pretas, e de outras cores são 1 Real mais caras.

Por problemas de prazos, as camisas teriam que ser encomensadas
no meio de Março.

Teria desconto por quantidade.

- Gráfica:

250 cartazes A3 por R$ 600.00
Banner 70 por 100 cm a R$ 60.00
Adesivos A6 (1/4 do A4) pro R$ 1,00 a unidade.
Adesivos 9x5 cm, tamanho cartão, por R$ 140,00 o milheiro
Blocos: 100 blocos por R$ 680,00, com uma cor, tamanho A4

- Filmagens com alta qualidade R$ 1500.00 por dia por local.
Possivelmente são 2 dias e 2 locais, então no total R$ 6.000,00.
Este preço precisa ser com firmado. Seria com câmeras DV e
talvez transmissão.

- Prova de Certificação. 99% certa. Tenho que arrumar o local.
A inscrição seria com o pessoal da certificação, e o Patrick.

- Já consegui uma cortesia, antes mesmo de começar a procurar,
de uma pousada para hospedar um palestrante estrangeiro.

- Podemos usar as salas de aula da Casa Escola, mas seria bom
darmos cursos para os jovens da cidade durante, e talvez antes,
do evento. Preciso de voluntários para isto. O local é meio longe
do evento.

- Tem uma casa no centro de tudo que gostaria de alugar para
servir de posto de comando. Uma estimativa seria de R$ 4.000,00
para uma semana de evento. Pelo menos este é o preço típico
durante a FLIP. Na data do evento deve ser mais barato.


Custos estimados até agora

10.500,00 Tenda
 4.000,00 Casa
 3.200,00 Casa de Cultura
 6.000,00 Filmagens em 2 locais e em 2 dias
  600,00 10 banners para locais diversos.
  600,00 250 cartazes para divulgação
Aqui temos 24.900,00

Digamos uma camisa com 3 cores:
(28,00+10,00)*3=114,00

Por cada inscrito (Camisa branca, até GG)
7,50+3*0,50=9,00
Bloco
6,80
Adesivo pequeno
0,14
(Falta pastinha, caneta e crachá.)
Subtotal R$ 15.94
Com 500 inscritos teríamos R$ 7.970,00

Camisas para a equipe (chutando 20 pessoas, por 4 dias, e mais
uma tela para um dizer na manga), teríamos a mais
28,00+10,00+4*20*(7,50+4*0,50)=798.00

Palestras das 9:00 às 18:00, com 1 hora de pausa, implicam em
8 horas de palestras por dia, assumindo dois locais, então temos
32 horas de palestas. Mas tem custos por hora de palestra, como
carrafinhas de água. Se considerar a R$ 1.00 cada, são mais
R$ 32,00. Pode paracer besteira, mas vamos enfrentar muitas
destas besteiras, que podem chegar a alguns milhares de Reais.


Até agora são:
24.900,00+114,00+7.970,00+798,00+32,00=33.814,00

SEI, está faltando coisa para caramba:
- Como banheiros, som, palco iluminação, cadeiras, telão, data show
etc, para a tenda.
- Um local de exposições.
- Local para a prova de certificação (Vou tentar um colégio próximo.).
- Custos de correio
- Custos de viagem de algum convidado extrangeiro.
- Equipe de apoio
- Segurança para a tenda
- Data show pra Casa de Cultura.
- Vendas de lembraças, camisas etc (Me deram uma sugestão hoje,
usar uma casa de souvenirs para fazer as vendas, e se faz por
consignação)
- Sistema de inscrição (Conheço quem talvez possa fazer isto, mas
não posso dar qualquer certeza). Se alguém tiver como fazer isto,
entre em contato.
- Custos de correios para envio dos cartazes.

Também sei que alguns destes preços podem estar altos, mas eu tinha
que ter um preço de referência.

Uma estimativa é, se cobrar R$ 100,00 para cada inscrito, e R$ 50,00
se for estudante, arrecadaríamos  cerca de R$ 40.000,00 com as
inscrições, o que certamente não cobre o evento. Se cobrar R$ 200,00
poderíamos chegar perto de cobrir o evento, ou até mesmo conseguir
cobrir o evento.

De qualquer modo precisamos de patrocínio, pois o que fiz na casa de
cultura foi uma pré-reserva, que só se tornará reserva quando eu pagar
a metade do valor do aluguel. Certamente ocorrerão muitas outras
despesas no início do caminho.

Estou com certeza que estou esquecendo de relatar algumas coisas,
pensar em um bando de coisas etc. Aceito críticas.


Abraços a todos,
    João Rocha.



-- 
"Sempre se apanha mais com as menores besteiras. Experiência própria."

goffredo at gmail.com